Roboty w służbie biznesu. Przed rewolucją nie ma odwrotu

Automatyzacja procesów biznesowych jest potrzebna praktycznie każdej firmie. Roboty mogą usprawnić działanie, odciążyć pracowników i zaoszczędzić mnóstwo czasu, a także pieniędzy. Niestety polskie firmy w przeważającej większości lekcję z robotyzacji mają jeszcze do odrobienia. Czym zatem i dla kogo jest robotyzacja? Jak ją z sukcesem przeprowadzić w organizacji?

• Roboty dają firmie dużą elastyczność, która jest bardzo ważna na szybko zmieniającym się rynku - ocenia Przemysław Lewicki, szef działu robotyki ING. 
• Robotyzacja zmienia kulturę organizacji, w której jest wprowadzana, a może być wprowadzana praktycznie we wszystkich branżach, to kwestia wyobraźni zarządu firmy - podkreśla Artur Kuraś z Amnis Code.
• Andrzej Kinastowski, partner zarządzający w Office Samurai, zapytany o początkowe koszty z jakimi muszą się liczyć przedsiębiorstwa decydujące się na RPA, powiedział, że większość firm jest w stanie zacząć wdrażać robotyzację praktycznie bezkosztowo.

Oszczędność czasu, eliminacja powtarzalnych zadań, niezawodność – to tylko niektóre z wymienianych korzyści z automatyzacji procesów biznesowych z zastosowaniem systemów RPA (z ang. robotic process automation). Duże firmy już odrobiły tę lekcję, wiedząc, co mogą dzięki temu zyskać. Mniejszy biznes wciąż - być może przez niewiedzę - omija temat.

Czym zatem są te roboty, które pomogą zautomatyzować część procesów biznesowych, odciążając pracowników?

- W robotyzacji procesów nie chodzi o roboty fizyczne, które siedzą przy komputerze i realizują procesy jak ludzie. Mówimy o robotach software'owych, o skryptach, które realizują procesy na komputerach i serwerach - mówił Przemysław Lewicki, szef działu robotyki ING Banku Śląskiego.
Roboty przy tym, pracując na tych komputerach co ludzie, nie są dla nich zagrożeniem, gdyż mogą pracować w dwóch trybach - nadzorowanym, gdzie cała ich praca, która ma nam tylko pomóc, jest pod kontrolą człowieka, oraz w drugim - nienadzorowanym, gdzie taki robot pracuje na serwerze w sposób ciągły 7 dni w tygodniu po 24 godziny.

Artur Kuraś, dyrektor operacyjny IT Amnis Code podkreślił, że robotyzacja jest ogromną zmianą kulturową. - Robotyzacja zmienia kulturę organizacji, gdzie jest wprowadzana. A może być wprowadzana praktycznie we wszystkich branżach, to kwestia wyobraźni zarządu firmy. Muszą to być procesy proste, powtarzalne i masowe - robotyzacja, o jakiej mówimy może doskonale sprawdzić się w motoryzacji, przemyśle jak i w sprzedaży jogurtów. To kwestia osoby wdrażającej i analizującej proces - mówił dyrektor Kuraś.

Andrzej Kinastowski, partner zarządzający w Office Samurai, zapytany o początkowe koszty z jakimi muszą się liczyć przedsiębiorstwa, powiedział, że większość firm jest w stanie zacząć wdrażać robotyzację praktycznie bezkosztowo. - Jest wiele narzędzi, które można wypróbować czy też użytkować za darmo - powiedział Kinastowski.

Z kolei Artur Kuraś zwrócił uwagę, że pierwszym kosztem jest koszt pracy ludzkiej. - Trzeba albo delegować pracownika, albo kogoś zatrudnić do tego - powiedział. Dodał, że robotyzację można wdrażać na dwa sposoby - albo robić to powoli, uczyć się i stopniowo rozwijać, albo iść szerokim procesem. Są firmy, które od razu kupują dużo licencji i starają się jak najszybciej osiągnąć efekt skali.

Roboty są nie tylko dla korporacji

Andrzej Kinastowski odpowiadając na pytanie, czy robotyzacja jest dla każdej firmy, powiedział, że najmniejsza firma, gdzie wdrażał robotyzację, zatrudniała 4 osoby, a największa, która wykonywała pracę samodzielnie - zatrudniała 60 osób.

- Widać zatem, że próg wejścia nie jest duży. Roboty są nie tylko dla korporacji, ale praktycznie dla każdej firmy - twierdzi Kinastowski.

Z kolei Przemysław Lewicki podkreślił, że ING przez lata wdrożyła 2000 robotów. - Robimy to bardzo długo. W pewnym momencie zastanawialiśmy się, patrzyliśmy na rynek - czy dalej robić to we własnym zakresie, czy też nie. Zdecydowaliśmy się dalej rozwijać roboty sami. W tej branży, we wdrażaniu robotyzacji kluczowe jest doświadczenie, a my mamy doskonały i doświadczony już zespół - powiedział Przemysław Lewicki.

Dodał, że benefity z robotyzacji są ogromne. - Zainteresowanie jest duże, mamy sporo klientów i sporo skutecznych realizacji - mówił ekspert z ING. Zwrócił uwagę, że na rynku około 50 proc. projektów wdrożenia robotyzacji kończy się fiaskiem. Takie fiasko może mieć wiele powodów.

- Jednym z nich i chyba najczęstszym jest to, że organizacje podchodzą do zagadnienia robotyzacji bardzo ideologicznie. Nasze podejście jest bardzo pragmatyczne. Nasz człowiek siada i pracuje w miejscu, gdzie ma być wdrożony robot. Obserwuje jak ktoś pracuje, czy dany proces w ogóle nadaje się do robotyzacji. Jeśli tak, to pisze danego robota, który może już podjąć pracę po kilkunastu dniach. Robot działa, pracuje co jest dopiero początkiem - wówczas można iść dalej. To jest źródło naszego sukcesu - wyjaśniał Przemysław Lewicki.

Nastawienie do robotyzacji w firmach

W opinii Artura Kurasia nastawienie do zagadnienia robotyzacji w polskich firmach jest bardzo różne. - Świadomość w małych i średnich firmach jest niska. Robotyzacja kojarzy się z czymś drogim, a sztuczna inteligencja to w ogóle astronomiczne sumy. Efekt małych sukcesów to droga do skutecznej robotyzacji. Z drugiej strony niektóre firmy rezygnują z robotyzacji. W początkowym etapie przedsiębiorstwa starają się wprowadzić roboty wszędzie gdzie się da, ale wówczas często tracą kontrolę i pojawiają się rozmaite problemy - firmy uznają to za porażkę. Kolejnym powodem rezygnacji jest brak współpracy wewnątrz danej organizacji - tłumaczy Kuraś.

- Kiedyś mieliśmy wdrożyć roboty w firmie, gdzie „góra” tego chciała, ale „dół” nie chciał. Okazało się, że jakakolwiek robotyzacja stała się niemożliwa. Zwyczajnie się nie dało - podkreślił dyrektor operacyjny IT Amnis Code.

Zaznaczył, że robotyzacja nie kończy się po wdrożeniu robota. - Firma musi przyzwyczaić się do tego, że jest on jak pracownik. Jeśli o tym zapominamy, to może on „zachorować”. Jeśli jeden z elementów otoczenia się zmieni, to robot przestanie działać jak należy. On, owszem, zgłosi błąd, ale nie będzie działał. Dlatego tak ważne jest monitorowanie robotyzacji. Menedżerowie powinni czuć odpowiedzialność za swoje roboty - a o tym się zapomina - zauważył Artur Kuraś.

Roboty zagrożeniem dla pracowników?

Czy roboty nie są zagrożeniem dla pracowników, szczególnie tych z niższymi kwalifikacjami? Andrzej Kinastowski uważa, że nie.

- Pracujemy z dużymi korporacjami, centrami usług i tam ciągle brakuje pracowników, cięgle trwa rotacja. Tam nikt się nie obawia utraty pracy z powodu wprowadzenia robotów. O tyle w mniejszych firmach może tak faktycznie być. Z drugiej strony, gdy taka firma kogoś zwolni po wdrożeniu robota, to będzie to ostatni robot w tej firmie. Inni pracownicy już nie będą dalej współpracować przy robotyzacji. Co jest zupełnie zrozumiałe - uważa.

- Trzeba myśleć o zarządzaniu zmianą, trzeba rozmawiać z pracownikami. Jeśli pracownicy będą się przeciwstawiać robotyzacji, to ona nie ma szans powodzenia. Nie uda się - podkreślał ekspert z firmy Office Samurai.

Do zagadnienia odniósł się także Przemysław Lewicki. - Rodzi się pytanie odmienne - czy bez robotyzacji, ludzie będą chcieli pracować w danej organizacji. Mamy rynek pracownika, a roboty wspierają ich w nużących, monotonnych zajęciach. Roboty wykonują proste, powtarzalne czynności odciążając ludzi - zauważył ekspert ING. Dodał, iż roboty dają firmie dużą elastyczność, która jest bardzo ważna na szybko zmieniającym się rynku. Bez robotów traci się przewagę konkurencyjną – uważa Lewicki. Zgodził się z tym  Artur Kuraś, który stwierdził, że roboty mogą przynosić dodatkowy dochód dla firm.

Robotyzacja – kierunki rozwoju

Przemysław Lewicki uważa, że kolejnym krokiem w robotyzacji będą roboty ze sztuczną inteligencją. - Idziemy w kierunku hybrydy obecnych robotów, które działają w oparciu o reguły i wykonują powtarzalne czynności, ze światem modeli i sztucznej inteligencji. Roboty będą coraz bardziej złożone i będą mogły podejmować decyzje - uważa ekspert ING.

W opinii Andrzeja Kinastowskiego robotyzacja jest zaledwie fundamentem, gdzie możemy dodawać kolejne rzeczy i wdrażać kolejne rozwiązania. Mówi się o koncepcji hiperautomatyzacji - platform automatycznych, które oferują bardzo szeroką gamę narzędzi. To temat na najbliższe kilka lat.

Z kolei zdaniem Artura Kurasia, głównym problemem małych firm są dane. - Dane są konieczne i potrzebne, stąd powstają nowe algorytmy do przetwarzania danych. W tym kierunku będzie szedł cały świat. Małe i średnie firmy mają bardzo słabą jakość danych. Robotyzacja spowoduje, że zacznie się nad nimi pracować. Roboty nie tylko mogą analizować dane, ale także je zbierać - to idealne narzędzie - uważa Artur Kuraś. - Dane często są w firmach, ale są tak rozporoszone, że nie da się ich wykorzystać - dodał.

Przemysław Lewicki nadmienił, że na razie ludzie piszą roboty, ale może roboty będą pisały roboty.

O robotyzacji, wyzwaniach i korzyściach jakie się z nimi wiążą, a także o kosztach i zagrożeniach oraz o ich wdrażaniu rozmawiano podczas debaty pt. „Inteligentna automatyzacja procesów biznesowych” na Europejskim Kongresie Gospodarczym 2021.