Polskie firmy wciąż zmagają się z cyfryzacją

Coraz więcej firm decyduje się na cyfryzację. Dziś nie wszystko jednak da się (jeszcze?) scyfryzować, no i trzeba uważać, żeby nie przekroczyć pewnej granicy i w dążeniu do celu się nie zatracić... O tym, czym jest cyfrowa firma, jaką przewagę to daje oraz co zrobić, by w tej materii osiągnąć sukces, rozmawialiśmy podczas Europejskiego Kongresu Gospodarczego.

• - Nie ma jednej definicji cyfrowej firmy. Inaczej wygląda w przedsiębiorstwie smart, gdzie do produkcji wykorzystuje się roboty, inaczej w firmie usługowej, jak nasza - stwierdziła Monika Chudobska, wiceprezes Impel.
• Dyrektor Działu IT w firmie Ciech Maciej Jakubowski wskazał, że cyfryzacja jest niezwykle pomocna w efektywności procesów produkcji, maksymalizowaniu marż, optymalnym wykorzystaniu pracy pracowników, generalnie: w wykorzystaniu procesów, żeby móc efektywnie myśleć o produkcji przy ciągle drożejących surowcach.
• Współwłaściciel Astor Stefan Życzkowski zaznaczył, żeby przy cyfryzowaniu firmy zacząć od przygotowania ludzi i żeby nie robić rewolucji. – To ma być przemyślana i przygotowana ewolucja – powiedział.
• Artykuł powstał z wykorzystaniem wątków dyskusji „Cyfrowa firma” w ramach XIV Europejskiego Kongresu Gospodarczego.

Uczestnicy sesji przede wszystkim próbowali zdefiniować pojęcie cyfrowej firmy. Wiceprezes zarządu firmy Impel Monika Chudobska już na wstępie zaznaczyła jednak, że nie ma jednej definicji...

- W dobie Przemysłu 4.0 już dostrzegliśmy, że cyfryzacja ma różne wymiary. Inaczej wygląda w przedsiębiorstwie smart, gdzie do produkcji wykorzystuje się roboty, inaczej w firmie usługowej, jak nasza - stwierdziła pani wiceprezes.

Według Moniki Chudobskiej odpowiedź dla każdego przedsiębiorstwa jest bardzo indywidualna. W pierwszej kolejności należy sięgnąć do strategii firmy i odpowiedzieć sobie na pytanie, czym cyfryzacja ma być dla danego przedsiębiorstwa i co ma przynieść. Wyjaśniła też, dlaczego firmy się cyfryzują.

- Szukamy efektywnego wykorzystania zasobów, żeby zminimalizować wszelkie straty w procesach. Chodzi też o radzenie sobie z ograniczoną pulą zasobów ludzkich. To problem zarówno dla firm produkcyjnych, jak i usługowych. Dostępność pracownika jest codzienną walką - przyznała.

Narzędzia cyfrowe pomagają budować odporność i działać w różnych warunkach

Monika Chudobska zauważyła, że - z drugiej strony - to także wabik komunikacyjny, ponieważ ludzie chętniej podejmują pracę w firmach odpowiadających ich doświadczeniom i wyobrażeniom z życia prywatnego. A w przypadku ludzi młodych np. smartfony i cyfryzacja to już codzienność.

Wiceprezes zarządu dodała, że obecnie z cyfryzacją wiąże się silna potrzeba personalizacji produktów. Tu właśnie rozwiązaniem są narzędzia cyfrowe.

- Organizacje muszą być odporne na zaburzenia w gospodarce. Trzeba szukać takiej organizacji, która buduje odporność i możliwość działania w różnych warunkach. Ale nie można też mieć "cyfrozy", czyli cyfryzować się, bo to modne i dla samego cyfryzowania się... Cyfryzacja pozwala zdobyć przewagę nad konkurencją - podsumowała Monika Chudobska.

Czytaj: Cyfryzacja tak, cyfroza nie

Szybciej lub po prostu inaczej, ale w celu realizacji strategii firmy

W opinii Macieja Jakubowskiego, dyrektora Działu IT w Ciech cyfrowa firma to taka, która jest świadoma, co na rynku istnieje i jakie technologie są możliwie do wykorzystania - po to, żeby zrealizować swoją strategię.

Dyrektor wskazał, że cyfryzacja stała się niezwykle pomocna, jeśli myślimy o efektywności procesów produkcji, maksymalizowaniu marż, optymalnym wykorzystaniu pracy pracowników, pracy zespołowej, pracy zdalnej, dostępie do różnego rodzaju systemów i zabezpieczeniu ich, wykorzystaniu tych procesów, żeby móc efektywnie myśleć o produkcji - przy ciągle drożejących surowcach.

- Technologia jest tym, co wyręcza nas w zastanawianiu się, jak działać bardziej efektywnie. W DNA naszej firmy jest świadomość, że technologia jest po to, by w tych wszystkich kwestiach pomóc - powiedział.

Maciej Jakubowski zaznaczył też, że to sposób myślenia na wszystkich poziomach.

- Nie tylko zarządu, ale też pozostałych pracowników, którzy mają dostęp do pewnych narzędzi, służących temu, by pewne rzeczy robić szybciej bądź po prostu inaczej. To jest firma cyfrowa - podkreślił.

W dwa dni przenieśli całą firmę do chmury

Zdaniem Dariusza Kowalskiego, head of marketplace & online marketing w spółce home.pl, pandemia COVID-19 zrobiła więcej dla cyfryzacji niż wszystkie kampanie medialne i dotychczasowe rządy.

- Kiedy wybuchła pandemia, w ciągu 2 dni przenieśliśmy naszą firmę w całości do chmury i poszliśmy do domów, pracować zdalnie. Wszystko znalazło się w sieci, wszystkie spotkania organizować zaczęliśmy poprzez Microsoft Teams. Jedynie dokumenty przychodzące do sekretariatu i konfigurowanie komputerów zostawiliśmy w formie stacjonarnej - powiedział.

Przyznał, że na początku było trudno i tylko 20 proc. pracowników chciało pracować z domu... Teraz natomiast jest na odwrót – jedynie 20 proc. kadry woli pracować poza miejscem zamieszkania.

Dariusz Kowalski dodał, że trzeba było zaufać pracownikom i "opomiarować" to, co robią. Opracowano zatem specjalny program w tym celu.

- Dzięki wdrożonym rozwiązaniom udało mi się przez kilka miesięcy pracować z Portugalii - organizowałem spotkania i zatrudniałem ludzi przez internet - podkreślił.

Cyfryzacja dokumentacji nie jest jeszcze możliwa w 100 procentach?

Dyrektor zarządzający ING Hubs Poland Paweł Michalik poinformował, że firma, w której pracuje, systematycznie się cyfryzuje i jest na drodze do pełnej komunikacji w formie elektronicznej.

Zaznaczył jednak, że trzeba zadbać o bezpieczeństwo danych, dlatego to proces długotrwały. I trzeba sobie zdawać sprawę, że jeśli chce się dokonać pełnej cyfryzacji dokumentacji w części wewnętrznych procesów, to widać parę wyzwań.

– Nie wszystko jeszcze dzisiaj da się zrobić... I nie chodzi tylko o to, co sami jesteśmy w stanie technologicznie przeprowadzić, ale też przygotowanie całego świata zewnętrznego. Wydaje mi się, że dopiero kiedy wszyscy tam będą, to będziemy mogli powiedzieć, że mamy cyfrową gospodarkę... – stwierdził.

Zobacz też: Inteligentne liczniki energii w całej Polsce. Rusza kompleksowa wymiana

Jeden z zespołów ING Hubs przeprowadził w ubiegłym roku proces cyfryzacji dokumentacji i wszelkiej komunikacji w obszarze HR.

- Doszliśmy do poziomu ok. 80 proc. dokumentów, co uważam, że i tak jest sukcesem, jeżeli spojrzeć, w jaki sposób różne organizacje, instytucje, także rządowe, odbierają od nas dokumenty. Jestem z tego dumny, ale oczywiście to nie jest 100 proc. - zauważył Paweł Michalik.

„Przechodziliśmy ten bolesny proces przez 5 lat”

Moderator debaty, zastępca redaktora naczelnego Dziennika Gazety Prawnej Marek Tejchman pytał również uczestników sesji o pozytywne i negatywne przykłady procesów cyfryzacji.

Dyskutanci wskazali, co i jak należy zrobić, by cyfryzację wprowadzić skutecznie.

- Od ponad 20 lat dostarczamy rozwiązania dotyczące automatyzacji i robotyzacji procesów przemysłowych. Wytwarzamy platformy cyfrowe, usprawniamy procesy przemysłowe u naszych klientów. 10 lat temu podjąłem decyzję, że będziemy firmą zarządzaną projektowo. Kupiłem specjalistyczne oprogramowanie u światowego giganta - i okazało się, że poniosłem fiasko. Było ono związane z tym, że mimo iż jesteśmy organizacją skupiającą wybitne jednostki, nie byliśmy przygotowani do wprowadzenia tego procesu - przyznał Artur Pollak, prezes zarządu APA Group.

Podkreślił, że wprowadzenie cyfryzacji do organizacji to również zrozumienie na wszystkich szczeblach decyzyjnych.

- Przechodziliśmy ten bolesny proces przez 5 lat, próbując w zasadzie scyfryzować cały proces zarządzania projektami... Potem weszło zarządzanie zwinne i wszystkie te procesy się ułożyły. Funkcjonujemy bardzo dobrze, zrealizowaliśmy ponad 1000 projektów w ciągu 20 lat. Można więc powiedzieć, że się da, aczkolwiek to bardzo bolesny proces w momencie wprowadzania go do organizacji - powiedział Artur Pollak.

Nie rewolucja, tylko przemyślana ewolucja

Współwłaściciel i przewodniczący rady strategicznej Astor Stefan Życzkowski zdefiniował cyfrową firmę najprościej, jak się da.

- To firma bez papieru. Im mniej papieru, tym bardziej jesteśmy scyfryzowani - stwierdził.

Według Stefana Życzkowskiego, który widzi dwa problemy na drodze do cyfryzacji, cały świat się cyfryzuje i robi to szybciej niż Polska.

- I nie chodzi tylko o Europę Zachodnią, ale też daleką Azję, m.in. Chiny. Musimy w związku z tym gonić, choć najlepiej byłoby wyprzedzać - powiedział. - Drugi problem, który się pojawia, to kwestie społeczne. Będziemy mieli dużo ludzi wykluczonych... W systemie edukacji mamy 16 mln osób, które w DNA są już przygotowane do cyfryzacji. Mamy też drugą część społeczeństwa, która niekoniecznie musi być na cyfryzację gotowa.

Podkreślił, że zajmuje się cyfryzacją od 30 lat i uważa, że są dwie epoki: przed smartfonem i po smartfonie, który niesamowicie spopularyzował cyfryzację i - tym samym - zmienił świat.

Zdaniem współwłaściciela Astor, żeby przeprowadzić cyfryzację w firmie, należy zacząć od ludzi - przygotować ich, zrobić wieloletni plan.

- Nie rób rewolucji. To ma być przemyślana i przygotowana ewolucja. Oczywiście nie wszystko się uda. Trzeba też pamiętać, że każda fabryka jest inna, nawet jeśli jest kopią fabryki z Chin, ponieważ inni są ludzie oraz ich mentalność. Dochodziłem do tego przez pierwsze 10 lat swej działalności - do tego, żeby to zrozumieć - przyznał.