Jaka będzie przyszłość branży spotkań

Czas jest ulotny, tak jak wszystkie nasze wydarzenia. Filozofią ich organizacji są terminy i po prostu punktualność. Wydarzenia są jednak wielokrotnie przesuwane, dopasowywane czy adaptowane. Czas jest tym czynnikiem, od którego jesteśmy uzależnieni i jednocześnie jest dobrem, które mamy - pisze dr Krzysztof Celuch, pełnomocnik Rektora Szkoły Głównej Turystyki i Hotelarstwa Vistula ds. Współpracy z Otoczeniem Społeczno-Gospodarczym.

• W ramach kampanii medialnej przygotowującej merytoryczny grunt pod Europejski Kongres Gospodarczy 2021 publikujemy serię pogłębionych raportów pod brandem EEC Review.
• Kiedy myślimy o przyszłości spotkań, możemy wyobrażać sobie świat science fiction, w którym teleportujemy się do zespołu spotkania. Nie wydaje się jednak, aby stało się to możliwe w najbliższym czasie.
• Przyszłość branży spotkań jest bardzo silnie związana z tym, jak pracujemy, kształcimy, współpracujemy i współdziałamy. Najważniejsze jest to, że branża spotkań żyje i ma się dobrze, bez względu na to, w jakim kierunku pójdziemy.

Teraz widzimy, że branża spotkań w znacznej mierze przetrwała zastój albo po prostu adaptowała liczne wzorce i udało jej się przepłynąć przez morze niepewności i licznych raf, które pojawiły się z zaskoczenia. Naturalnie jest to zwycięstwo chwilowe, gdyż patrzymy w przyszłość z niepewnością.

Paszporty COVID-owe, specjalne obostrzenia czy tworzenie wydzielonych stref to najpewniej nasza codzienność. Pozostaje kwestia dopasowania do tego przepisów, wytycznych oraz regulacji dla organizatorów wydarzeń. Są one jednak nadal wielką niewiadomą. Poszczególne stowarzyszenia działające w branży spotkań przekazują informacje dotyczące tego, czy i jak działać wedle swoich wytycznych oraz danych pozyskanych od międzynarodowych central (tak jest w przypadku Meeting Professionals International oraz The Society for Incentive Travel Excellence).

Jeśli patrzeć w skali globalnej, organizatorzy międzynarodowych targów IMEX i IBTM sprostali oczekiwaniom – przygotowali wydarzenia, podczas których mogliśmy się spotkać i porozmawiać. Prawdziwość tych spotkań opierała się oczywiście na rozwiązaniach wirtualnych, ale lepsze to niż nic. Poza tym zdajemy już sobie dzisiaj sprawę z tego, że wprowadzone tymczasowo rozwiązania hybrydowe zostaną z nami na dłużej. Globalne Stowarzyszenie Przemysłu Targowego UFI, które bada sytuację na rynku (UFI Global Barometer), po raz kolejny pokazuje stabilny, chociaż powolny trend powrotu do spotkań stacjonarnych twarzą w twarz (na podstawie danych uzyskanych od prawie 500 podmiotów z ponad 64 krajów i regionów świata), ale jest on obarczony pewną dozą niepewności. Wyniki wydają się jednak obiecujące.

Niezależnie od tego, czy wydarzenie jest wirtualne, na żywo czy hybrydowe, celem spotkania zawsze jest budowanie zaangażowania. Nie możemy po prostu zastąpić wydarzenia na żywo wydarzeniem wirtualnym i oczekiwać, że uczestnicy będą angażować się przed swoimi laptopami w taki sam sposób, jak podczas osobistej komunikacji.

Kiedy myślimy o przyszłości spotkań, możemy wyobrażać sobie świat science fiction, w którym teleportujemy się do zespołu spotkania. Nie wydaje się jednak, aby stało się to możliwe w najbliższym czasie. Wiele raportów poświęconych trendom w branży spotkań przewiduje natomiast, że przyszłość jest związana z nowymi rozwiązaniami technologicznymi i pracą zdalną. Chociaż nie jesteśmy jeszcze na etapie teleportacji, robimy postępy i ulepszamy spotkania! Edukacja i koszty będą dominującymi hasłami przyszłości technologii spotkań.

Do 2025 roku zwykłe spotkanie może stać się reliktem, jak faks i maszyna do pisania. Zastępując niektóre lub wszystkie spotkania alternatywami kontekstowymi, uwolnimy nasz czas i skupimy nasze cenne zasoby na rozwoju.

Pandemia dała nam szansę na zmiksowanie i całkowite przemyślenie sposobu, w jaki realizujemy wydarzenia. Mamy możliwość przewartościowania naszego dotychczasowego podejścia. W ostatnich latach wiele wydarzeń było anulowanych lub przełożonych, klienci śpieszą się, aby znaleźć opcję wirtualną lub transmisję. Ale sam fakt, że można dziś organizować wirtualne wydarzenie, nie oznacza, że powinniśmy je robić. Nie każdy event można przełożyć na wersję cyfrową.

Przyszłość branży spotkań jest bardzo silnie związana z tym, jak pracujemy, kształcimy, współpracujemy i współdziałamy. W tej chwili mamy wyjątkową szansę zastanowienia się nad tym, gdzie byliśmy, dokąd zmierzamy i ostatecznie, dokąd chcemy iść. Najważniejsze jest to, że branża spotkań żyje i ma się dobrze, bez względu na to, w jakim kierunku pójdziemy.

Dr Krzysztof Celuch

pełnomocnik Rektora Szkoły Głównej Turystyki i Hotelarstwa Vistula ds. Współpracy z Otoczeniem Społeczno-Gospodarczym